Hamarosan itt az adatvédelem napja, amely minden évben január 28-án középpontba kerül. Mi is nagyon fontosnak tartjuk és komolyan vesszük az adatvédelmi tudatosságot, ezért ez alkalomból beszélgettünk az adatvédelem szükségességéről és hasznosságáról Horváth Rékával, aki hosszú évek tapasztalatával dolgozik ebben a témában és segít vállalkozásoknak és cégeknek.
-Azon túl, hogy az adatkezelés és adatvédelem egy jogi kérdés, miért fontos mindannyiunk számára?
-Az adatkezelés és adatvédelem jogi szempontból kötelező elvárás, de annál sokkal többet jelent egy vállalkozás számára. A megfelelő adatvédelem biztosítása alapvetően fontos az ügyfelek bizalmának kiépítéséhez és megtartásához, a hatékony adatvédelmi gyakorlatok bevezetése pedig segíthet a vállalkozásoknak a vevőik igényeinek jobb megértésében, amely stratégiai előnyhöz vezet. Az adatok elemzésével a vállalkozások képesek lehetnek jobban célzott termékeket és szolgáltatásokat kínálni, amelyek jobban megfelelnek ügyfeleik elvárásainak is. Az adatokból nyerhető ismeretek segítségével javíthatják a vásárlói élményt, optimalizálhatják a marketing stratégiákat és növelhetik a megtérülést.
-Akkor most sokan fellélegezhetnek, hogy van számunkra is előnye, nemcsak egy nyűg ez egy vállalkozás/cég indításakor vagy működtetése során. Hogyan tudjuk ezt az üzletfejlesztés és folyamatfejlesztés szempontjából javunkra fordítani? Hogyan lesz ez az üzletfejlesztési stratégia része?
-Az első és legfontosabb dolog az, hogy az ügyfelek egyre tudatosabbak adatvédelmi kérdésekben, ennél fogva nagyobb bizalommal fordulnak azokhoz a vállalatokhoz, amelyek transzparens módon kommunikálnak az adatvédelmi gyakorlataikról és az adatvédelmi politikákról. Ez a bizalom hosszú távú ügyfélkapcsolatok kiépítését és fenntartását segítheti elő. Az adatvédelmi megfontolások alapján kialakított termékek és szolgáltatások innovatívak lehetnek, és megkülönböztethetik a vállalkozást a versenytársaktól. A biztonságban lévő adatok felhasználása új, testreszabott szolgáltatások és termékek fejlesztéséhez vezethet. Arról nem is beszélve, hogy az adatvédelmi szabályok betartása gyakran kényszeríti a vállalkozásokat arra, hogy gondosabban megtervezzék és jobban szabályozzák belső folyamataikat. Ez javíthatja az üzleti hatékonyságot, csökkentheti a felesleges kiadásokat és növelheti a termelékenységet. Természetesen az adatvédelmi incidensek kockázata és az ebből eredő potenciális költségek csökkenthetők azáltal, hogy a vállalkozások proaktív intézkedéseket tesznek az adatvédelem területén.
-Milyen következménye van annak, ha a fentiek ellenére mégsem foglalkozunk vele, nem vesszük komolyan az ide vonatkozó szabályokat?
-Ha egy vállalkozás nem fordít kellő figyelmet az adatvédelmi szabályok betartására, több súlyos következménnyel is számolhat: alapvetően a GDPR előírja, hogy a vállalkozások hogyan kezelhetik az ügyfelek és dolgozók személyes adatait. Ezeknek a szabályoknak a be nem tartása súlyos pénzbírságokhoz vezethet, ami különösen megterhelő lehet a kis és középvállalkozások számára. Egy 3-4 millió forintos birság, akár térdre is kényszeríthet egy kisvállalkozást. Ráadásul ezeket a bírságokat 8 napon belül kell megfizetni. De a pénzbírságon felül az adatvédelmi incidensek, mint például az adatszivárgások, komoly károkat okozhatnak egy vállalkozás hírnevének is. Az ügyfelek elveszíthetik a bizalmukat a vállalkozásban, ami hosszú távú ügyfélvesztést eredményezhet. Mindezen túlmenően, ha a vállalkozások nem kezelik megfelelően az adatokat, az üzleti titkok vagy a szellemi tulajdon is kiszivároghat, ami versenyhátrányhoz vezethet. Egy adatvédelmi incidens után egy cégnek jelentős ideig tartó operatív zavarokkal kell számolnia, mivel az adatvédelmi incidens kezelése és a normál üzleti működés helyreállítása idő és pénzigényes folyamat is lehet. Nagyon valószínű, hogy ezeket külső segítség nélkül nem tudják helyrehozni, ami további költséget is jelenthet.
-Azoknak a kisvállalkozóknak is kell ezzel foglalkozni, akiknek nincs weboldaluk, csak közösségi médiát és hírlevélküldő-rendszert használnak? Sokszor csak a weboldalakhoz kötjük a „sütiket” és ilyen jellegű tájékoztatókat.
-Igen, a süti tájékoztató a kedvenc témám. Sokan hiszik azt, hogy ez a legfontosabb része az adatkezelési tájékoztatójuknak. Miközben nem gondolnak arra, hogy csak amiatt, hogy egy vállalkozás keretein belül végzik a tevékenységüket alapból 8 különböző adatkezelési cél megvalósul nap mint nap az üzletmenetükben. Az adatvédelem nem korlátozódik csupán a weboldalakon keresztül történő adatgyűjtésre; bármely eszköz vagy platform, amelyen keresztül személyes adatokat gyűjtenek vagy kezelnek, beleértve a közösségi média platformokat és hírlevél szolgáltatásokat is, vagy csak az email fiókjukat figyelembe véve, adatvédelmi szempontból releváns. Igen, a közösségi média platformok is. A kisvállalkozásoknak tisztában kell lenniük azzal, hogy a GDPR, széles körű követelményeket támasztanak az adatkezelésre vonatkozóan, függetlenül a vállalat méretétől vagy tevékenységi körétől. Fontos tisztában lenni azzal, hogy az ügyfelektől gyűjtött adatok kezelésekor a kisvállalkozásoknak világosan kommunikálniuk kell, hogy milyen adatokat gyűjtenek és miért. Sok esetben szükséges az ügyfelek egyértelmű beleegyezése az adataik kezeléséhez, különösen a marketing anyagok, mint pl. a hírlevelek esetében. De már önmagában azzal, hogy szerződéseket írunk, számlát állítunk ki, ajánlatokat adunk, vagy munkavállalóink vannak, számos adatkezelési célból kezelünk adatokat.
-Te kiknek tudsz segíteni és hogyan ebben a folyamatban?
-Nagyon szeretek kis és középvállalkozásokkal együtt dolgozni, mert nekik van a legnagyobb szükségük arra, hogy jöjjön valaki és átvilágítsa a folyamataikat. Ez magában foglalja a munkafolyamatok, adatáramlások és az adattárolási gyakorlatok vizsgálatát, hogy meg lehessen határozni, hol, hogyan és milyen adatokat gyűjt, használ fel, tárol vagy továbbít a vállalkozás. Javaslatokat teszek a folyamatok racionalizálására, amelyek nem csak az adatkezelési pontok hatékonyabbá tételére irányulnak, a vállalkozás így képes javítani az üzleti hatékonyságot is. Természetesen segítek a vállalkozásnak abban, hogy naprakész maradjon a gyorsan változó adatvédelmi jogi környezetben. Nálam lehet a weboldalon keresztül konzultációra időpontot is foglalni, ami első alkalommal teljesen ingyenes, ahol fel tudják tenni kérdéseiket leendő partnereim. Így én is előre fel tudom mérni, mennyi segítségre van szüksége az adott partnernek.
Köszönjük szépen a beszélgetést, és bátorítunk mindenkit arra, hogy mindenkor körültekintően figyeljen a vállalkozása és cége adatkezelésére, és kérjen bátran segítséget Rékától!
